YOU’VE GOT MAIL! parte i

 

Uma coisa que tende a acumular nas nossas mesas de jantar, secretárias e espaços vazios em prateleiras é o correio.

Todos nós recebemos informação – mais importante ou não – por correspondência. Sejam contas para pagar, convites ou as notícias semanais.
Mas se não formos nós a limitar e controlar a torrente de papéis que entra em nossa casa, a coisa descontrola e entranha-se nos mais variados recantos da casa.

REDUZIR O FLUXO

Aqui, algumas sugestões de como simplificar a papelada que recebe diariamente:

· Em primeiro lugar, quando pega no correio, abra-o e leia-o perto do cesto dos papéis, assim pode imediatamente descartar envelopes e cupões que não tenham interesse.

· A estratégia mais simples para minimizar catálogos e publicidade desnecessária, é adicionar na sua caixa de correio “Publicidade não endereçada – aqui não obrigada!”. Se por outro lado, gosta e é relaxante para si ler a tal revista de supermercado, adicione por baixo “Catálogo X é bem-vindo”.
A verdade é que fica com menos uma coisa a fazer no fim do dia (até folhear um catálogo e processar a informação pode ser um gasto precioso de energia, quando estamos cansados vindos do trabalho). Também é menos uma coisa para a pilha do correio – e o mais importante, menos papel gasto e menor a pegada ambiental.

 

 

· Outra solução fácil e imediata é pedir facturas online (débito directo é opcional). É um grande avanço na simplificação da nossa papelada diária e nalgumas empresas até reduzem o preço. Ligue à empresa de luz, gás e água (são 10 minutos, e fica logo resolvido) e peça facturação por e-mail.
Quanto às facturas anteriores que já tem arquivadas, fica a saber que para despesas do lar, só é necessário guardar por 6 meses , a frequência com que são feitos os acertos e o período máximo que lhe podem cobrar atrasos. Tudo o que é anterior pode descartar.

· Se gosta de receber jornais e revistas, estabeleça a seguinte regra para si mesmo: a frequência com que as receber, é a frequência com as despacha. O ideal? Entra um, sai um.
Isto é, se recebe um jornal diário, e não tempo para o ler todos os dias, vai empilhando. Acontece que é pouco provável que ao sábado lhe apeteça passar a manhã a ler as notícias acumuladas da semana que passou.
Pense no seu ritmo de vida e ajuste as ofertas ao tempo disponível que tem. Estas assinaturas são suposto proporcionar-lhe prazer e descontração, e não a pressão de uma coisa a mais na sua lista de afazeres.

 

Salvar

Quão frequente é mudarmos de gostos?

 

Somos, crescemos, evoluímos.
Com o passar do tempo, o nosso ímpeto e personalidade são sensivelmente constantes, mas os nossos gostos e forma de estar estão em constante mudança.
De facto, muitas das vezes, uma coisa tão simples como um filme ou uma conversa podem mudar-nos a opinião acerca de algo – seja uma questão insignificante ou um tema importante.

Daniel Gilbert (Harvard) associou-se com os psicólogos Timothy Wilson e Jordi Quoidbach e juntos fizeram um estudo interessante sobre a variação de gostos e preferências ao longo da nossa vida.
Concluíram que, apesar de termos como cliché a frase “a mudança é uma constante”, não acreditamos muito nisso.
Isto é, apesar de admitirmos que mudámos no passado – que hoje somos mais evoluídos do que ontem – acreditamos erradamente que o nosso futuro “eu”, vai ser basicamente o que somos hoje. Sentimo-nos desconfortáveis com a ideia de que no futuro vamos mudar algum aspecto do nosso carácter.
E esta é a ideia mais difícil de aceitar, a de que vamos mudar, e já não seremos “exactamente” como somos agora.

 

 

Por outro lado, curiosamente temos uma relação complexa com as nossas opiniões. Acreditamos que até as escolhas e gostos mais simples nos definem a um nível mais profundo e revelam os nosso valores, e por isso criamos quase esta “dependência” com que o outrora dizíamos que gostávamos.
Isto é, custa-nos admitir que já não gostamos de certa coisa, ou que agora preferimos algo diferente, porque sentimos que estamos a negligenciar uma parte de nós. E assim, acreditamos que talvez possamos voltar a ter essa preferência.
Talvez por isso guardamos coisas que podemos “vir a precisar”… Já nos foi útil e já gostámos, e apesar de já não nos significar muito hoje, agarramo-nos à ideia que vai voltar a ser vantajoso.

Mas a verdade é que, uma vez passando a ver de determinada forma, é pouco provável que voltemos atrás na antiga forma de pensar.

Resumindo: custa-nos separar de algo que já gostámos no passado porque reflete quem fomos, e custa-nos separar de algo que “um dia” podemos vir a precisar, porque se o adquirimos foi por alguma razão, e agarramo-nos a essa mesma razão, mesmo que já não faça mais sentido.

Acontece que mesmo que mudemos de ideias, na maioria das vezes convencemo-nos a nós mesmos que não mudámos de ideias. Ironicamente, a nossa mente não está preparada para aceitar que mudou, apesar de já o ter feito.

 

Mas, no final, quem somos hoje é o resumo de tudo o que fomos no passado. Não renegamos nada da nossa história só porque deixamos de ter algo que já não nos traz valor!

 

 

Home office – trabalhos em casa

 

Enquanto gostamos de pensar que o nosso escritório transparece eficiência, lucidez e estímulo, na maior parte das vezes parece que funciona como um íman para todo o tipo de objectos.
Revistas, facturas, canetas, manuais de instruções, garantias…
Coisas tão pequenas, que quase não ocupam espaço… Mas que juntas, conseguem atafulhar toda uma divisão.

Na realidade, o escritório de casa é um mundo por si só. Serve para pagar contas, guardar correio, estudar e às vezes, trabalhar a tempo inteiro. É um espaço de actividade e concentração. E por ser tão polivalente, tende a ser confuso.

Há várias pontas por onde se pegar nesta área da casa, mas começamos pelo mais imediato: a secretária! Uma superfície que devia ser leve e espaçosa, mas muitas das vezes, até o gesto mais simples de abrir um livro se pode tornar sufocante.

 

 

Muitos de nós gostamos de manter tudo em cima da secretária. Assim, qualquer coisa que precisemos está acessível.
Mas a verdade é que quando estão tantas coisas num só rectângulo, então essa área passa a ser obstruída e confusa. Uma boa solução são módulos de gavetas e estantes de mesa, ou seja, organização vertical. Aproveitar o espaço abaixo e o espaço acima da secretária.

Designe algumas coisas que queira ter em cima da mesa: um par de canetas, uma planta, o computador. O que seja. Sente-se na cadeira e veja qual a disposição que mais gosta, que lhe dê liberdade de movimentos e que lhe seja prático. Visualmente atraente. E a partir daí, obedeça ao layout que criou.

É… e o que é que eu faço às minhas coisas? Eu preciso de as ter à mão!

 

Tenha uma gaveta com materiais de escritório: tesouras, agrafos, etc. É para lá que vão as coisas da mesma categoria.  Arrume-as depois de as usar. Quando voltar a precisar, estarão tão perto como se estivessem em cima da mesa, mas criam muito menos ruído visual.

A regra do “mais útil, mais perto” aplica-se aqui, isto é, nas gavetas mais próximas, os objectos usados diariamente, e por aí adiante.

Pode criar uma zona (limitada!) para assuntos pendentes/urgentes/para arquivar, e é para lá que vão os papéis. Assim, num relance, consegue perceber a quantidade de coisas que tem a tratar.
Afinal precisa de rever aquele documento que ainda há pouco arrumou? Estique o braço e consulte-o.

Uma ideia importante a reter: manter os espaços horizontais livres. Se não chegar começar uma pilha, ela não tem sequer oportunidade de crescer!

E quando acabar o seu trabalho, deixe a secretária limpa e preparada para acolher a próxima tarefa. Não custa nada e torna tudo mais eficiente.